Microsoft Teamsでチャットボットを活用し業務効率を向上させよう!

Microsoft Teamsでチャットボットを活用し業務効率を向上させよう!

業務効率化のためのチャットボット

業務の生産性向上に役立つツールは多くありますが、その中でMicrosoft Teamsは様々な機能を兼ね備えたビジネスツールで、チャットボットを活用する機能が備わっています。

Microsoft Teamsは比較的新しいサービスであり、知らない、聞いたことがあるけれどピンとこないという人もいるのではないでしょうか。

ここでは、Microsoft Teamsで利用できるチャットボットとはどういうものか、どんな機能があるのか、特徴を解説するとともに、どのようなことができるのかを紹介していきます。

Microsoft Teamsとは

Microsoft Teamsは、2017年にMicrosoft社が開発したビジネス向けコミュニケーションアプリで、リモートワークでの業務を円滑に進めるツールとして注目されています。

Microsoft Teamsは、メンバーとのチャットや通話、ビデオ会議ができるだけでなく、Office365の各種サービスと連携できる機能を持っているのが大きな特徴です。

例えば、メールソフトのOutlook予定表を使ってその日のスケジュールを通知、タスク管理であるPlannerを使って業務の割り振り、PowerPointを使ってプレゼンテーションの資料作成、メンバーと通話しながら共同で編集、Webビデオ会議で発表など、一連の流れをすべてMicrosoft Teams上で完結できます。

ワークスペースを1カ所に集中することで、業務効率化が実現できるのは、Microsoft Teams独自のものと言えるでしょう。

Teams Botとは?

今度は、Microsoft Teamsのチャットに焦点を当てていきましょう。このツールのチャットスペースでは、チャットボットを活用できる機能が備わっています。

チャットボットは、特定のキーワードやフレーズが含まれたメッセージに自動で返信するプログラムのことを指し、Microsoft Teamsではチャットボット機能をTeams Botと呼ぶのが一般的です。

Botは独自に開発したものを活用するか、ストアが提供しているチャットボットを組み込むことができます。作成したアプリは、ほかのスタッフやメンバーと共有して使うことができます。

Teams Botで活用できるアプリの種類は豊富で、それに加えて新しいアプリや既存アプリのバージョンアップなどにより、メッセージの返答やプッシュ通知機能など様々な使い方ができるようになりました。

これらを組み合わせて活用できれば、業務効率化につなげていくことができます。では具体的に、どのようなことに活用できるか例をあげていきます。

Teams Botができること1・社内問い合わせ対応

人事・総務・経理などの部門では、人事異動や転勤、出向、退職などの手続きや出張費の精算方法など、日々様々な問い合わせがあり、このようなよくある質問、定型的な問い合わせをチャットボットに対応してもらうことができます。

社員が質問をしたいが忙しく電話ができない、社内メールの回答を待てないというときでも、チャットボットに知りたい情報を打ち込めば迅速に回答が得られるため、問い合わせる社員、対応する社員双方の負担を軽減することができます。

Teams Botができること2・情報システム部の対応

情報システム部のヘルプデスクセンターなども、パソコンが壊れた、ログインIDを忘れたなど繰り返しの対応があり、専門職であるその技術を活かしきれないことがあります。

特に近年では、リモートワークが増加し社内のデジタル化も進んできましたが、理解できる社員ばかりではなく、ソフトウェアの導入やツールのアップデートのたびに「操作が分からない」という質問の対応に追われがちです。

そこで、想定される質問やトラブル対応などをチャットボットに回答させることで、簡単な問題や操作を自ら解決してもらうことができます。

Teams Botができること3・会議予約・管理

空いている会議室を探したい、チームでミーティングをしたいけど、リモートワークで複数のメンバーの予定を調整するのが難しく、本来の仕事が集中できなくなることがあります。チャットボットがOffice365と連携し、それぞれの予定を集め、調整してミーティングなどの予約・キャンセルなどを行う機能を活用することもできます。

予約が決まると自動的にスケジュールに登録されるため、予定を考えたり確認したりする手間が省けます。

Microsoft Teams Botアプリの紹介

今度は、Microsoft Teams Botで活用できるアプリをいくつかみていきましょう。

まず代表的なBotとして「Power Virtual Agents」があります。自動応答を行うAI搭載のチャットアプリで、問い合わせや質問に対して予め作成した回答を自動的に送信します。Microsoft Teamsが独自に開発したBotで、コーディングなしで簡単に無料で作成できます。有料版もあるので必要な場合は確認しましょう。

またタスクを自動化するアプリ「Microsoft Power Automate」もあります。例えば、届いたメールに添付された資料を所定のファイルに保存する、データの集計を行うなど、日常的に繰り返される作業を自動で行うものです。無償版と2つの料金プランがあります。

「組織カレンダー(ネクストセット)」は、組織やグループ内でOffice365の予定表(カレンダー)を共有・作成するだけでなく、空き時間の検索や会議の予約なども行えます。Skype for Businessと連携することでボタン1つですぐに会議に参加できるなど効率性も特徴です。無償版は10人までで機能も限定されます。

アプリは無料で使えるもの、期間限定で無料トライアルできるものなどが多いので、試しやすいものが多いので確認してみましょう。

Microsoft Teams Botのメリット

Microsoft Teams Botを活用するかどうかは、働く環境とニーズを考える必要があります。チャットボットを導入するメリット、デメリットを把握しておきましょう。

大きなメリットは、Office365と連携できるということです。WordやExcel、PowerPoint、予定表など日常の業務で利用しているものがより快適に活用できるため、チャットボットを導入するハードルが下がると考えられます。

また、ヘルプデスクなどの社内メール対応が削減されます。ヘルプデスクは、本来専門的な内容に対応するものが一般的ですが、「何をすればよいか分からない」「誰に聞けばよいか分からない」など、問い合わせる前に確認したい内容が含まれていることがあります。

このような問題をチャットボットで解決できれば、社内メールが減少し業務に集中することができます。

チャットボットは質問をするとすぐに回答し、内容にばらつきがないため、トラブルに発展しにくいのも特徴です。そして問い合わせのデータを収集し、回答の精度を上げることができれば利用者の満足度も向上します。

Microsoft Teams Botのデメリット

デメリットについても把握しておきましょう。チャットボットのデメリットは、適切な回答を導き出せない可能性があることです。チャットボットは言語解析によって回答を出しているため、質問者の言い回しや漢字の違いなど微妙なニュアンスを認識することができないからです。

例えば利用者が「異動」を「移動」と変換してしまった場合、質問内容とは関係のない回答をすることも考えられますし、そもそも言語を学習していなければ回答できない可能性もあります。

そして、定期的なメンテナンスで運用に手間がかかることがあげられます。チャットボットは導入したら「後は任せておく」というわけにはいかず、定期的にメンテナンスを行いながら、データを補充したり修正したりする必要があります。そのためのデータ収集・FAQシナリオの見直しなど、面倒と感じる人もいるでしょう。

運用体制を作る

チャットボットを設置しても、適切な回答が得られなければ利用されなくなり、業務改善の効果も得られなくなってしまい運用自体がリスクとなってしまいます。

Microsoft TeamsのBotは、手軽に開発でき費用を抑えることができるのがメリットですが、長期的な視点で運用体制を整えておくことをお勧めします。

Microsoft Teamsはサードパーティー製品システムとの連携、環境に合わせた機能拡張やカスタマイズも行えるので、チャットボットベンダーの提供するBotアプリの活用も視野に入れておきましょう。料金はかかりますが、機能が充実しており使いやすく、サポート体制も整えているところが多いので比較・検討してみてください。


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さらに、長年サービス提供しているブラウザ版のチャットボット同様、学習済み言語モデルを搭載し、自然文での入力、表記揺れや様々な言い回しの違いなどにも対応でき、導入企業からの意見が反映された使いやすい管理ツールで運用が楽に行えます。また、多くの実績で得た知見による充実したサポートも強みです。

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まとめ

これまで、Microsoft TeamsとそのBot機能について解説してきました。

チャットボットの導入一般に言えることですが、導入の際に重要なのは目的を明確化することです。目的が明確でないまま導入を行っても、十分に活用されることはありません。 Bot導入の際には目的を明確にして、十分に活用されるようにしましょう。

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